1. Thông tin môn học:
Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Quy tắc 4D (Do - Dump - Delegate - Defer) giúp chúng ta phân loại, quản lý các nhiệm vụ theo cấp độ ưu tiên, quan trọng:
Nguyên tắc Pareto nhấn mạnh rằng: 80% output (đầu ra/ thành quả/ hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/ đóng góp/ hành động).
Xác định 20% công việc quan trọng nhất: Chúng ta cần phân tích và đánh giá tất cả các công việc cần phải hoàn thành. Sau đó, chọn ra 20% công việc quan trọng nhất cần phải hoàn thành sớm.
Hãy theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, trong hoàn cảnh nào, với chu trình nào,... Từ đó mô phỏng lại và tập trung vào 20% thời gian hiệu quả này để nâng cao hơn nữa thành quả cuối cùng.
Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo quy tắc này, chúng ta có:
Cách để quản lý thời gian hiệu quả hơn
Mục tiêu là yếu tố cần xác định trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ một nhiệm vụ nào đó. Khi có mục tiêu rõ ràng, chúng ta sẽ biết bản thân cần làm gì, đi theo lộ trình như thế nào. Từ đó có thể quản lý thời gian một cách khoa học hơn, sắp xếp lịch trình, khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ để đạt được mục tiêu. >> Tham khảo phương pháp: Xây dựng mục tiêu SMART
Xây dựng kế hoạch giúp tổ chức và quản lý thời gian một cách có hệ thống hơn. Khi lập kế hoạch, chúng ta cần định lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, đồng thời phân chia thành các giai đoạn nhỏ hơn để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ.
Một kế hoạch xuất sắc là biết phân bổ các công việc khẩn cấp, quan trọng, có thể dự báo và đối phó với những trở ngại và khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nhờ đó giúp chúng ta quản lý thời gian một cách tối ưu, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
Phương pháp The 2 - Minute Rule
Đây là phương pháp được David Allen đề cập trong cuốn sách Getting Things Done giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
Theo phương pháp The 2-Minute Rule, nếu có một công việc nào đó mà chúng ta có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, hãy làm nó ngay lập tức, không suy nghĩ hay chần chừ.
Phương pháp này giúp chúng ta giải quyết những công việc nhỏ một cách nhanh chóng, hiệu quả, tránh cảm giác bận rộn. Ngoài ra, việc hoàn thành những việc nhỏ cũng giúp chúng ta giải phóng thời gian và tập trung vào những hoạt động quan trọng hơn.
Sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên
Bằng cách xác định và ưu tiên những việc quan trọng, chúng ta có thể đảm bảo những việc cần thiết đã được hoàn thành trước, phần nào giảm áp lực khi triển khai các nhiệm vụ tiếp theo.
Hơn nữa, việc ưu tiên những công việc này giúp tập trung tối đa vào chúng, đảm bảo hoàn thành một cách hiệu suất nhất. Điều này giúp chúng ta cân bằng thời gian và nguồn lực, tránh sự phân tán và lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết.
Khung giờ vàng của mỗi người là khác nhau, có nhiều người tập trung nhất vào buổi sáng, có người tầm chiều và có người là vào buổi tối. Do đó, hãy xem xét bản thân mình làm việc hiệu quả nhất vào lúc nào, sau đó sắp xếp những công việc quan trọng hoặc cần sự tập trung tuyệt đối để làm vào những khung giờ này.
Việc đặt thời hạn cho mọi việc đồng nghĩa rằng, chúng ta phải xác định, ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ. Đặt deadline đồng thời còn giúp tránh được thói quen xấu là trì hoãn, không tiêu tốn thời gian vô ích vào những việc vô bổ.
24 tiếng mỗi ngày với nhiều người là không đủ để có thể giải quyết hết một lượng lớn nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu cứ cố ôm đồm tất cả mọi việc vào một lúc có thể dẫn đến việc phân tán sự tập trung, làm gì cũng dở dang.
Thay vào đó, hãy cố gắng tập trung vào một số việc quan trọng nhất và triển khai chúng theo thứ tự ưu tiên để đạt được kết quả tốt nhất. Bằng cách này, chúng ta có thể tập trung sức mạnh và nguồn lực của mình để đạt được kết quả tốt nhất. Điều này sẽ giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả và làm việc một cách thông minh hơn.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong lập kế hoạch
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong tiến trình lập kế hoạch hiện thực hóa mục tiêu, giúp cá nhân và tổ chức tối ưu hóa nguồn lực thời gian, nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn. Một số vai trò quan trọng như:
Xác định thời gian dự kiến cho mỗi mục tiêu và công việc: kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi mục tiêu và công việc, đảm bảo có đủ thời gian để hoàn thành chúng.
Thiết lập thời hạn và lịch trình: giúp thiết lập thời hạn cho mỗi tiến trình công việc, cũng như lên lịch chi tiết để theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Phân bổ thời gian hợp lý: giúp phân bổ thời gian hợp lý cho các mục tiêu và công việc, tạo điều kiện để tập trung vào những việc quan trọng và cần thiết.
Ưu tiên công việc: giúp xác định mức độ ưu tiên công việc, tập trung vào những việc quan trọng nhất và phù hợp với nguồn lực thời gian hiện có.
Giảm thiểu lãng phí thời gian: giảm thiểu những hoạt động không cần thiết hoặc không liên quan đến mục tiêu, giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất.
Đánh giá tiến độ và điều chỉnh kế hoạch: giúp theo dõi tiến độ hiện thực hóa mục tiêu, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết, để đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả.
Tăng cường sự tập trung và năng suất: Khi quản lý thời gian hiệu quả, các mục tiêu và công việc quan trọng sẽ được tập trung hơn, từ đó tăng năng suất và hiệu quả trong quá trình hiện thực hóa mục tiêu.
Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory)
Thuyết Bốn lò lửa được James Clear, tác giả của cuốn sách “Những thói quen tí hon” nhắc đến trong một bài viết trên blog cá nhân.
Hãy tưởng tượng rằng, cuộc sống như một cái bếp có 4 lò, mỗi lò là biểu tượng cho một mặt của cuộc sống: Lò gia đình, lò bạn bè, lò sức khỏe, lò công việc. Lý thuyết Bốn lò lửa cho rằng, muốn thành công, chúng ta phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công tuyệt đối, cần phải tắt đi hai trong số bốn lò”.
Có nghĩa là, cuộc sống chính là một chuỗi những lựa chọn không hoàn hảo. Do đó, khi phải lo cho gia đình thì nên chấp nhận tắt lò công việc và bạn bè, sau đó hẵng bù đắp. Còn nếu đang làm việc, hãy bật lò công việc lên thật rực cháy, tạm gác qua gia đình, sức khỏe,...
Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.
Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Trong quản lý thời gian, tính kiên nhẫn và kỷ luật bản thân là hết sức cần thiết. Kỷ luật bản thân giúp mỗi cá nhân tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn, tập trung vào những công việc quan trọng và ưu tiên những công việc khẩn cấp.
Hãy đặt ra một số quy tắc riêng cho bản thân và bắt buộc bản thân thực hiện, lâu dần tạo thành thói quen. Việc này giúp hoàn thành công việc đúng thời hạn, tránh lãng phí thời gian và xao nhãng bởi những việc khác. Nhờ vậy có thể tăng năng suất và đạt được nhiều thành công hơn trong công việc, cuộc sống.
